Tipp 4: #Vorbereitung
Die Vorbereitung ist besonders für noch eher ungeübte Moderator*innen wichtig. Sie sollten die digitalen Werkzeuge, die Sie einsetzen möchten, vorab (in einem geschützten Rahmen) testen. Dies bringt Sicherheit im eigenen Umgang mit der Technik und zeigt, welche Fragen und Herausforderungen gegebenenfalls auftreten können. Weiter ist es immer sinnvoll, Co-Moderator*innen einzusetzen. Es kann eine große Herausforderung sein, ein solches digitales Format als Einzelperson anzubieten.
Bei einigen Tools gibt es die Möglichkeit, die Einstellungen für die digitale Veranstaltung vorab festzulegen. Hier kann es von Vorteil sein, die Mikrofone der Teilnehmenden erst einmal stumm zu schalten und das weiterte Vorgehen und Hinweise mitzuteilen.
Die Vorbereitung ist das A und 0. Frustrieren Sie Ihre Teilnehmenden nicht durch entstehende Unruhe und Desorientierung.
Achten Sie auf Ihren Hintergrund. Kommunikation mit Bildübertragung gibt Ihnen die Möglichkeit Ihr gegenüber nicht nur zu hören, sondern auch zu sehen. Dies kann die Aufmerksamkeit erhöhen. Als Moderator*in sollten Sie darauf achten, was bzw. wer sich in Ihrem Bildausschnitt befindet. Bestimmte Hintergründe können für Ablenkung sorgen (Einige Techniken bieten eine Auswahl an Hintergründen an). Gleiches gilt für Ihren Ton. Ständige Hintergrundgeräusche können für die anderen Teilnehmenden sehr störend sein.
Neben der Vorbereitung der Technik, spielt auch die Gestaltung der Tagesordnung und des zeitlichen Rahmens eine wesentliche Rolle. Bei digitalen Angeboten ist es wichtig, einen straffen Zeitplan zu haben und keinen Raum für unnötige Pausen ohne Inhalt zuzulassen. Für die Nachbereitung und die weitere Zusammenarbeit ist es wichtig, eine Person zu bestimmen, die ggf. ein Ergebnisprotokoll erstellt. Es besteht auch die Möglichkeit, parallel in einem Dokument zu arbeiten, welches für alle sichtbar ist und somit direkt abgenickt werden kann.
Die Vorbereitung ist nicht nur für die moderierenden Personen wichtig, sondern auch für die Teilnehmenden. Den Teilnehmenden sollten rechtzeitig vor Beginn der digitalen Veranstaltung alle Informationen zur genutzten Technik zur Verfügung gestellt werden (Installation von Technik, Einstellungen des Mikrofons/ der Kamera, Einweisung bzw. wie funktioniert was, Datenschutz). In diesem Kontext können auch Lösungen für häufig auftretende Schwierigkeiten mitgeschickt werden. Viele Software-Anbieter stellen „Häufige Fragen“ und die entsprechenden Antworten zur Verfügung. Die Kontaktaufnahme kann auch als Erinnerung an den Termin genutzt werden.
Neben der Technik sollten benötigte Materialien, wie die Tagesordnung, Fragestellungen und Themen an die Teilnehmenden übermittelt werden.