Anwendungsszenario: Die anlassbezogene Kommunikation der Digital-Lots:innen aus Blumendorf

Akteure: Marc (Leiter der Begegnungsstätte) / Alex, Stefanie und Dieter (ehrenamtliche Digial-Lots:innen)

Kurzbeschreibung: Marc begleitet als hauptamtlicher Leiter der Begegnungsstätte Sonnenschein einige ehrenamtliche Gruppen, unter anderem die Gruppe der Digital-Lots:innen. Marc hat verschiedene digitale Kanäle eingerichtet, um die anlassbezogene Kommunikation in der Begegnungsstätte zu gestalten. Dazu hat er ein kleines Konzept aufgestellt, das er mit den Engagierten in seiner Begegnungsstätte kommuniziert.

Ziel: Marc möchte mit dem Regelwerk bezwecken, dass die jeweiligen Kanäle ihren Vorteilen entsprechend genutzt werden und alle wissen, welche Informationen sie wo zu erwarten haben.

Einzelne Schritte:

E-Mails

Werden als die offiziellste Form der digitalen Kommunikation verwendet. Einmal im Monat versendet Marc einen Newsletter an alle Menschen, die sich in der Begegnungsstätte engagieren oder sich für Neuigkeiten interessieren. Ansonsten dient die E-Mail in erster Linie als Kommunikationsmedium nach außen.

Messenger 

Werden von der Begegnungsstätte als interner Kanal für die kurzfristige bzw. spontane Kommunikation verwendet. Marc hat sowohl für die Begegnungsstätte als auch für die jeweiligen Teams eigene Messenger-Gruppe eingerichtet. In der Beschreibung der Messenger-Gruppen hinterlegt er wichtige Informationen und Links. Unter anderem den aktuellen Newsletter und eine Anleitung zur Installation der Desktop-App.

Videokonferenzen

Können bei Bedarf durchgeführt werden. Wenn sich die Gruppe sich spontan zu einem Thema austauschen möchten oder akuter Diskussionsbedarf besteht, richtet Marc gerne eine Videokonferenz ein. Alternativ kann die Video-Chatfunktion des Messengers genutzt werden.

Telefon-Anrufe

Sind der klassische Weg zur anlassbezogenen Kommunikation und eignen sich hervorragen für kurze, spontane Absprachen, die eine dringende Rückmeldung benötigen.

Weitere Schritte: Ergänzend zur anlassbezogenen Kommunikation führt die Begegnungsstätte Sonnenschein begleitende digitale Austauschformate durch.

Weitere Informationen dazu im Kapitel Begleitung ab Seite 41.

Voraussetzungen: Alle Menschen, die sich in der Begegnungsstätte Sonnenschein engagieren, müssen sich dazu bereit erklären, die verwendete Technik zu nutzen.

Dazu ist es entscheidend, die notwendige Unterstützung anzubieten.

Weitere Informationen in den Kapiteln Start- und Einarbeitung sowie Tipps zum Umgang mit digitalen Tools.

Tipps und Tricks: Es empfiehlt sich, nicht zu viele Kanäle parallel zu bespielen, um eine chaotische Kommunikation und damit Mehrarbeit zu vermeiden.

Weitere Informationen: Tipps zur Moderation von Videokonferenzen