Anwendungsszenario: Juttas Start bei den Digital-Lots:innen aus Blumendorf

Akteure: Jutta (Neue Digital-Lots:in), Sonja (erfahrene Digital-Lots:in), Andreas (Leiter der Begegnungsstätte)

Kurzbeschreibung: Jutta hat beschlossen, ein Engagement in der Begegnungsstätte Sonnenschein zu beginnen und wird Teil des Teams der Digital-Lots:innen. Andreas und Sonja begleiten Jutta bei ihrem Start und arbeiten sie in die Arbeitsprozesse und Aufgaben ein.

Ziel: Jutta fühlt sich nach der Einarbeitung wohl in ihren Aufgaben als Digital-Lots:in und im Team. Ihre Fragen sind beantwortet und sollten weitere Fragen kommen, weiß Jutta, an wen sie sich wenden kann. Andreas und Sonja haben ein gutes Gefühl dabei, wenn Jutta in Zukunft Aufgaben selbständig übernimmt.

Einzelne Schritte:

1. Kennenlernen

In einem ersten Gespräch haben sich Andreas und Jutta bereits kennengelernt. Jutta weiß jetzt, was von ihr erwartet wird, aber auch, was sie von der Begegnungsstätte erwarten kann. Auf dieser Grundlage hat sie sich entschieden, die Gruppe der Digital-Lots:innen näher kennenzulernen und möchte ein Engagement beginnen.

Um die Gruppe näher kennenzulernen, wird Jutta von Sonja ins Team der Digital-Lots:innen aufgenommen und der Gruppe vorgestellt.

2. Organisatorisches

Andreas ist als Leiter der Begegnungsstätte für die Organisation zuständig. Er klärt Jutta alle Rahmenbedingungen.

3. Einführung in digitale Werkzeuge

Anschließend wird Jutta von Andreas gezeigt, wie sie auf die gemeinsame Cloud der Begegnungsstätte zugreifen kann. Hier findet sie schriftliches Infomaterial, das wichtig für ihren Start ist und sie in der Findungsphase unterstützt.

Jetzt übernimmt Sonja. Sie fügt Jutta zu der gemeinsamen Messenger-Gruppe hinzu und erklärt ihr, wie die Gruppe digital und analog zusammenarbeitet.

Für die verwendeten Tools hat die Gruppe Ansprechpersonen ernannt. Sie stehen Jutta bei Fragen zur Verfügung

4. Unterstützung durch digitale Werkzeuge

Das Werkzeug, das Jutta am meisten beim Start in ihr neues Engagement hilft, ist der Cloud-Speicher der Begegnungsstätte. Hier findet sie nach ihrem ersten Tag im Team der Digital-Lots:innen alle wichtigen Informationen gebündelt an einem Ort. Dies umfasst Informationen zur Organisation, der Tätigkeit und wichtige Ansprechpersonen für eventuelle Fragen, Protokolle der Teambesprechungen, Fachliteratur usw.

Alle wichtigen Formulare hat Andreas online erstellt. Dadurch kann er die Ergebnisse direkt mit den Antworten der anderen Teilnehmenden an einem gemeinsamen Ort sammeln und in eine gemeinsame Tabelle exportieren.

Zusätzlich profitiert Jutta sehr von der Messenger-Gruppe. Hier kann sie direkt am Austausch in der Gruppe teilhaben und bekommt bei kleinen Fragen schnell Hilfe.

Videokonferenzen helfen Jutta, wenn konkrete Fragen, zum Beispiel im Umgang mit digitalen Werkzeugen nicht vor Ort geklärt werden können. So kann sie die jeweiligen Ansprechpersonen ggf. auch von zu Hause aus unterstützen.

Stolpersteine: Es ist wichtig, dass sich Jutta zu Beginn nicht überfordert fühlt. Gerade, wenn es um die Verwendung von digitalen Werkzeugen geht, mit denen sie unter Umständen zuvor noch keinen Kontakt hatte. In der Regel ist das Erlernen von digitalen Arbeitsweisen kein Motivationsgrund für ein Engagement. Die Engagierten bringen daher nur eine begrenzte Zeit mit, die sie bereit sind in das Erlernen zu investieren. Entsteht Frustration, kann dies zur Beendigung eines Engagements führen.

Tipps und Tricks: Dem kann begegnet werden, indem auf einige Punkte geachtet wird:

Mehrwerte der Verwendung eines digitalen Tools sichtbar machen.

Eindeutige Ansprechpersonen nennen, die für eine Einführung zuständig sind und bei Fragen zur Verfügung stehen

Die Angst nehmen, Fehler zu machen und Fragen zu stellen.

Kleine Erfolge generieren und feiern.

Nicht alle Werkzeuge auf einmal erklären, sondern mit den wichtigsten beginnen und weitere Werkzeuge bei Bedarf erklären.

Weitere Informationen: Kostenlose Formulare, bei denen Wert auf Datenschutz gelegt wird, lassen sich zum Beispiel auf cryptpad.fr erstellen.

Informationen zu den angesprochenen digitalen Werkzeugen finden Sie im Kapitel Koordinierung.