Phase 2: Koordinierung

Die Phase der Koordinierung meint digitale Strukturen, die es ermöglichen, Informationen möglichst effizient und nachhaltig mit dem Team zu teilen. Dies hat den Vorteil, den bürokratischen Aufwand für die gesamte Gruppe zu reduzieren. Stets mit dem Ziel, dass sich die Ehrenamtlichen auf ihr Engagement konzentrieren können und schnell und einfach an die Informationen gelangen, die für sie wichtig und relevant sind. Es geht also darum, die Gruppenarbeit effizienter zu gestalten durch Transfer, Transparenz und Dokumentation in der Organisation von Informationen und Wissen.

Dazu werden unterschiedliche Tools und Anwendungsszenarien in den Clustern:

• Wissensmanagement,
• (Rahmen-)Organisation,
• Kontaktmanagement,
• kollaboratives Arbeiten
• und anlassbezogene Kommunikation vorgestellt.

Im Gegensatz zur Phase der „Gewinnung“ wird es in dieser Phase entscheidend sein, dass alle Mitglieder der Gruppe die eingeführten digitalen Werkzeuge in dem für sie notwendigen Rahmen anwenden können. Denn nur so kann das Teamwork durch die digitalen Werkzeuge gestärkt werden. Es ist also entscheidend, dass Unterstützung angeboten wird und alle mitgenommen werden. Dazu ist es zunächst erfolgversprechend, die Mehrwerte sichtbar zu machen und anschließend einen Technik-Support bei der Erlernung anzubieten. Zusätzlich ist es hilfreich, jeweils eine Ansprechperson für ein verwendetes Tool zu benennen, zu kommunizierten und zu dokumentieren, um zeitnahe Unterstützung garantieren zu können. Diese Ansprechperson muss nicht zwingen die hauptamtliche oder koordinierende Person sein.

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