Tipp 1: #Format Videokonferenz

In diesem Merkblatt beschränken wir uns aufgrund der oben dargestellten Situation und Zielgruppe auf das Format der Videokonferenz.

Videokonferenzen werden zu verschiedensten Anlässen einberufen. Dies sind beispielsweise Teambesprechungen, Arbeitsgruppen und Gremiensitzungen.

Hinweise zur geeigneten Software- und Hardware-Auswahl inkl. einer Checkliste finden Sie am Ende dieses Dokuments.

Ziel der Besprechungen ist es, anhand eines Themas oder einer vorbereiteten Tagesordnung durch verschiedene Interaktionsformen/Methoden Sichtweisen bzw. Meinungen einzuholen, Ergebnisse zu produzieren oder Vereinbarungen zu treffen.

Ähnlich wie in einer analogen Konferenz oder Arbeitsgruppen benötigen wir einen gemeinsamen Termin, einen Raum, den wir zum Tagen benutzen können und eine oder mehrere Moderator/innen, die durch den entsprechenden Termin leiten.

Eine Videokonferenzlösung ermöglicht in der Regel verschiedene technische Instrumente:

• Sehen und gesehen werden über die Kamera,
• miteinander kommunizieren auf zwei Ebenen: durch Sprache in Echtzeit und einem begleitenden Chat,
• die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen,
• Präsentationen ablaufen zu lassen und
• manchmal gibt es weitere Möglichkeiten, wie z.B. kurze Umfragen oder ein Whiteboard (eine digitale Tafel).

Testen Sie mit den Teilnehmenden vorab die Technikausstattung und bieten Sie technische Hilfe an. Ggf. ist in Ihrer Gruppe auch jemand der Sie unterstützen kann.

Es gibt zahlreiche digitale Formate in denen Kommunikation und Zusammenarbeit gefördert und ermöglicht werden kann. Stellen Sie sicher, dass die Videokonferenz das geeignete Format ist. Überlegen Sie, ob es Alternativen gibt und wie die Videokonferenz unterstützt werden kann.