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All-in-one-Lösungen

Einige der in den Phasen Begleitung und Koordination aufgeführten Werkzeuge lassen sich auch in bestimmten Diensten komplett abbilden. Das heißt, diese sogenannten All-in-one-Lösungen erfüllen viele oder alle der genannten Anforderungen. In allen ist eine Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen möglich und sie funktionieren auch ohne Installation von Software im Browser.

Zu den grundlegenden integrierten Werkzeugen gehören:

› Dateiablage,
› Textverarbeitung,
› Tabellenkalkulation,
› Umfragen / Terminabstimmungen,
› Gruppenkalender,
› Kanban- oder Whiteboards und
› Videokonferenz-Systeme.

Einige Systeme lassen sich auf eigenen Servern betreiben. Wir empfehlen aber, dies von einem professionellen Dienst bereitstellen zulassen, damit Sicherheits- und Funktionsupdates sowie Backups gewährleistet werden.

Diese Systeme haben Vor- und Nachteile. Zu den Vorteilen gehört, dass den Benutzenden hier nur ein Zugang geboten werden muss. Durch eine einmalige Registrierung hat man Zugriff auf verschiedene Werkzeuge und diese lassen sich innerhalb einer Gruppe steuern bzw. administrieren. Gegebenenfalls kann man auch Werkzeuge nacheinander einführen und sich so langsam an das „neue“ Miteinander gewöhnen.

Zu den Nachteilen gehört, dass diese Infrastrukturen einen hohen Administrationsaufwand erfordern. Die Plattform muss erst einmal aufgesetzt und eingerichtet werden. Dann müssen beispielsweise Registrierungen vorgenommen und die Teilnehmenden verwaltet werden. Dazu kommt, dass aus Sicht der älteren Engagierten, diese sich erst einmal in eine sehr komplexe Arbeitsumgebung einfinden müssen. Hier ist dann auch ein entsprechender Unterstützungsbedarf erforderlich.

Die meisten Dienste sind nicht komplett kostenlos erhältlich. Einige eignen sich jedoch bereits in ihrer kostenlosen Basisversion, insbesondere für kleine Gruppen.

Viele größere Träger stellen ihren Organisationen und Gruppen aber auch bereits fertige All-in-one-Lösungen zur Verfügung.

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige dieser Dienste und anschließend Praxisbeispiele kurz vor.