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Anwendungsszenario: Regelmäßige Teambesprechungen der Digital-Lots:innen aus Blumendorf

undraw_Online_learning_re_qw08.pngAkteure: Marc (Leiter der Begegnungsstätte) / Alex, Stefanie und Dieter (ehrenamtliche Digital-Lots:innen)

Kurzbeschreibung: Alex, Stefanie und Dieter möchten sich ehrenamtlich engagieren und gemeinsam mit Marc, dem Leiter der Begegnungsstätte Sonnenschein, die Digital-Lots:innen in Blumendorf ins Leben rufen. Um das Projekt ans Laufen zu bringen und auch langfristig am Ball zu bleiben, möchten sie regelmäßige Teambesprechungen durchführen.

Ziel: Gemeinsam am Projekt arbeiten und gleichzeitig den Zusammenhalt im Team stärken.

Einzelne Schritte:

1.      Beginn der Planung

Zu Beginn des Projektes gibt es erst einmal viel zu besprechen und zu planen. Daher möchte sich die Gruppe im ersten Monat einmal pro Woche in der Begegnungsstätte treffen, um sich näher kennenzulernen und um einen ersten Plan zu erstellen.

2.      Projektstart

Nach vier Wochen soll das erste Angebot, die Smartphone-Sprechstunde, beginnen. Sie findet ein Mal pro Monat in der Begegnungsstätte statt. Parallel gibt es immer noch sehr viel Planungs- und Gesprächsbedarf. Die Gruppe beschließt für die nächsten beiden Monate weiterhin wöchentliche Teambesprechungen durchzuführen, jedoch soll für eine größere Flexibilität jede zweite Besprechung online als Videokonferenz, stattfinden.

3.      Das Projekt etabliert sich

Inzwischen haben die Lots:innen weitere Angebote initiiert. Neben den Smartphone-Sprechstunden haben sie ein Internetcafé sowie einen Quartierscomputer, der zu bestimmten Zeiten gemeinsam genutzt werden kann, ins Leben gerufen. Da die Angebote nun laufen, planen die Digital-Lots:innen ihre Teambesprechungen auf einen zwei-wöchigen Rhythmus zu reduzieren.

Dies reicht, um sich zu aktuellen Angelegenheiten auszutauschen und gemeinsam Aktionstage zu planen. Jede zweite Besprechung möchten sie weiterhin online als Videokonferenz durchführen.

Weitere Schritte:

4.      Protokollierung der Teambesprechungen

Alex erklärt sich bereit, die Teambesprechungen in einem online verfügbaren Dokument zu protokollieren. Dadurch können alle im Team über einen Link auf die aktuellen Informationen aus den Besprechungen zugreifen und diese ggf. ergänzen.

5.      Moderation der Teambesprechungen

Marc begleitet die Digital-Lots:innen in der Entwicklung ihres Angebotes. Er moderiert die Teambesprechungen und steht bei Fragen zur Verfügung. Sollte Marc einmal nicht teilnehmen können, finden die Besprechungen auch ohne ihn statt. Stefanie übernimmt in diesem Fall die Moderation.

Voraussetzungen: Es ist wichtig, dass eine Person (i.d.R. die hauptamtliche Begleitung) die Organisation der Teambesprechungen in die Hand nimmt und bei Fragen zur Verfügung steht. Dazu gehört auch die Einführung in die verwendete Technik.

Zusätzlich müssen alle Gruppenmitglieder über die entsprechende Technik verfügen, um an einer Videokonferenz teilnehmen zu können (ein Smartphone reich aus).

Stolpersteine: Wenn sich das Angebot entwickelt und etabliert hat, kann es passieren, dass auch Teambesprechungen stattfinden, in denen wenig Besprechungsbedarf vorhanden ist. Dies sollte aber kein Grund sein, Teambesprechungen ausfallen zu lassen. Dieser Freiraum lässt sich gut für ein weniger formelles Treffen nutzen, in dem der Zusammenhalt im Team gestärkt werden kann.

Tipps und Tricks: Teambesprechungen finden besonders strukturiert statt, wenn sie einer gleichbleibenden Agenda folgen und die Protokolle auch entsprechend dieser Agenda geführt werden.