Anwendungsszenario: Kontaktmanagement im Repair-Café aus Musterstadt

Akteure: Anja (Leiterin des Repair-Cafés), Dieter (Organisator des Kontaktbuchs und Ansprechperson bei Fragen), Team des Repair-Cafés

Kurzbeschreibung: Im vorgestellten Beispiel möchte das Team des Repair-Cafés sämtliche für das Projekt wichtigen Kontaktdaten an einem zentralen Ort sammeln.

Die Grundlage dafür bietet ein gemeinsames Tabellendokument, auf das alle Mitglieder des Teams Zugriff haben und es kollaborativ bearbeiten können. Weitere Informationen zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten finden Sie im Kapitel „Kollaboratives Arbeiten“.

Ziel: Transparentes und stets aktuelles Kontaktmanagement mit Blick auf das Team, Kund:innen sowie wichtige Ansprechpersonen.

Einzelne Schritte:

1.       Kontaktdaten der Mitglieder des Repair-Cafés

Wenn es darum geht, die anderen im Team zu kontaktieren, ist die erste Wahl die Messenger-Gruppe. Hier können alle auf einmal kontaktiert, oder die Handynummer einzelner Personen herausgefunden werden. Anja kümmert sich um die Messenger-Gruppe, fügt neue Mitglieder hinzu und entfernt ehemalige.

Dieter kümmert sich um das Tabellendokument. Die ausführlichen Kontaktinformationen der aktiven Mitglieder des Repair-Cafés trägt er auf der ersten Seite ein. Diese Übersicht kann an der ein oder anderen Stelle hilfreich für die Projektorganisation werden.

2.      Kontaktadressen der Kund:innen

Sollte ein Gegenstand nicht innerhalb eines Treffens gemeinsam mit den Kund:innen repariert werden können, lassen diese ihn für einen gewissen Zeitraum im Repair-Café.

In diesem Fall hinterlassen die Kund:innen ihre Kontaktdaten. Die Kontaktdaten werden von der jeweiligen Ansprechperson auf der zweiten Seite des Dokuments hinterlegt. Hinter den Kontaktdaten wird des Status der Reparatur eingetragen. So können ihn alle im Team nachvollziehen. Nachdem die Kund:innen ihren Gegenstand abgeholt haben, werden die Kontaktdaten von der zweiten Seite entfernt.

3.      Wichtige Ansprechpersonen aus anderen Organisationen

Die Kontaktdaten von wichtigen externen Ansprechpersonen werden auf der dritten Seite eingetragen. So können sie von allen Mitgliedern im Team bei Bedarf eingesehen.

4.      Ehemalige Mitglieder und Kund:innen

Auf der vierten Seite des Dokumentes hält das Team die Kontaktdaten von ehemaligen Mitgliedern und Kund:innen (mit entsprechender Markierung) fest. So können diese bei Bedarf noch einmal kontaktiert werden.

Voraussetzungen:

Alle im Team müssen auf die Verwendung der jeweiligen Tools vorbereitet werden und müssen die notwendige Hardware besitzen

Stolpersteine:

Kontaktdaten von Privatpersonen gehören zu den personenbezogenen Daten und unterliegen daher dem Datenschutz. Sie dürfen nur nach erfolgter Zustimmung der jeweiligen Person gespeichert werden.